Voor het eerst in vijf jaar op vakantie zonder terug te hoeven voor de pakketten

Levi & Meli verkoopt duurzame kinderkleding. Achter de webshop staan Lisanne van Houtum en haar partner Matthias, die het bedrijf jarenlang vanuit huis runden.

Dat deden ze tussen het gezinsleven door. Met twee jonge kinderen, voetbaltrainingen, zwemlessen en alles wat er verder op een normale dag moet gebeuren. Iedere avond was het opnieuw een strijd tegen de klok: een gezonde maaltijd op tafel, de kinderen op tijd naar bed en tussendoor ook nog alle bestellingen inpakken en wegbrengen.

In de garage stonden inmiddels ongeveer twintig vierkante meter aan stellingen. Die stonden letterlijk tot aan het plafond vol met kleding. De bakken puilden uit, terwijl de nieuwe herfstcollectie alweer onderweg was.

Levi & Meli liep niet vast omdat het slecht ging. Juist omdat het goed ging.

Meer bestellingen zorgden voor meer voorraad, meer retouren, meer uitzonderingen en meer administratie. Maar alles moest nog steeds worden opgevangen door dezelfde mensen, op dezelfde plek en in dezelfde schaarse avonduren.

De case in het kort

De weekendverhuizing maakte Levi & Meli operationeel. Het bouwen van een schaalbare voorraadoperatie — met betrouwbare data, voldoende ruimte en afspraken die meegroeien — vroeg daarna weken van gezamenlijk verbeteren.

Ben je niet te klein voor fulfilment?

Tijdens iedere groeistuip kwam dezelfde gedachte terug: dit moet anders.

Tegelijkertijd voelde uitbesteden als een grote stap. Is een webshop als Levi & Meli niet te klein voor fulfilment? Wordt het niet te duur? Zijn de marges op kleding wel toereikend? En wat gebeurt er als de voorraad tijdens de overstap niet klopt of bestellingen tijdelijk stil komen te liggen?

Dat zijn terechte vragen. Je draagt niet alleen een stapel kleding over, maar een belangrijk deel van je bedrijf. Als de koppelingen, productdata of voorraad niet kloppen, merkt de klant dat vrijwel onmiddellijk.

Precies voor dit moment ontwikkelde Logystix de groeiparelaanpak: webshops helpen die te groot zijn geworden voor de huidige werkwijze, maar nog behoefte hebben aan maatwerk en direct contact.

In één weekend uit de garage

De verhuizing werd in één weekend uitgevoerd. De voorraad ging van de garage naar het magazijn van Logystix. De WooCommerce-webshop werd gekoppeld aan Picqer en de artikelen werden gescand, gecontroleerd en op voorraadlocaties gelegd.

Daarbij kwam direct dataruis naar boven. Sommige producten waren niet scanbaar, EAN-codes ontbraken of waren onjuist en bepaalde labels kwamen niet overeen met de informatie in het systeem.

Niet alles ging vlekkeloos. Dat gebeurt bij een echte overstap vrijwel nooit. Het belangrijkste was dat problemen direct zichtbaar werden, besproken werden en zoveel mogelijk tijdens het weekend werden opgelost.

Zondagavond kwam de eerste order live binnen. Maandagochtend was Levi & Meli operationeel bij Logystix. Op de eerste dag werden 35 bestellingen verwerkt en op tijd verzonden.

“SUPER!”

Tijdens de onboarding gaf Lisanne Logystix bovendien een ander compliment:

“Voor de communicatie krijgen jullie een 10.”

Die communicatie was geen leuk extraatje. Een overstap is spannend. Dan wil je niet het gevoel hebben dat je bedrijf ergens in een ticketsysteem is verdwenen. Je wilt weten wie ermee bezig is, wat er gebeurt en welke problemen nog opgelost moeten worden.

• verhuizing in één weekend
• WooCommerce gekoppeld aan Picqer
• artikelen gescand, gecontroleerd en op locatie gelegd
• zondagavond eerste order live
• maandag 35 bestellingen op tijd verzonden

De eerste maandag was niet het einde

De verhuizing was geslaagd, maar een webshop verhuizen en een schaalbaar fulfilmentproces bouwen zijn niet hetzelfde.

In de eerste vijf weken verwerkte Logystix ongeveer 600 orders voor Levi & Meli. Daardoor ontstond snel een veel beter beeld van de werkelijke operatie.

Het ordervolume lag in die periode een stuk hoger dan vooraf aangegeven, mede door de sale. Het inpakken duurde ongeveer zo lang als verwacht, maar het verzamelen van meerdere kledingstukken kostte meer tijd dan in de oorspronkelijke afspraken was meegenomen.

Ook de beschikbare opslagruimte bleek te krap. De circa zeven meter stelling waarmee Levi & Meli begon, zat al snel te vol. Met nieuwe merken en collecties onderweg was duidelijk dat simpelweg wat extra bakken toevoegen het probleem niet structureel zou oplossen.

Tegelijkertijd bleven problemen in de productdata terugkomen. Veel losse fouten waren tijdens het dagelijkse werk al gecorrigeerd, maar oorzaak en gevolg begonnen door elkaar te lopen.

“Het was tijd om niet langer afzonderlijke foutjes te repareren, maar de onderliggende structuur opnieuw op te bouwen.”

Eén voorraad vraagt om één waarheid

Wanneer een webshop de logistiek zelf uitvoert, is het logisch om een retour handmatig in WooCommerce terug op voorraad te zetten. Zodra de fysieke voorraad bij een fulfilmentpartner ligt, kan diezelfde handeling juist een nieuw verschil veroorzaken.

Als Levi & Meli een artikel in WooCommerce toevoegt en Logystix hetzelfde retourartikel in Picqer verwerkt, kunnen er digitaal twee stuks beschikbaar komen terwijl er fysiek maar één aanwezig is.

Daarom moest duidelijk worden welk systeem voortaan leidend was. De fysieke voorraad bij Logystix en de registratie in Picqer moesten samen de nieuwe waarheid vormen.

Dat vereiste meer dan alleen een technische aanpassing. De aanwezige voorraad moest opnieuw worden gecontroleerd, de database moest worden opgeschoond en de magazijnindeling moest worden aangepast.

Lisanne en Matthias wilden daar aanvankelijk bij helpen. Door hun werk, de naderende vakantie en de nieuwe collecties die nog in het systeem moesten worden gezet, lukte dat niet.

Logystix nam de operatie daarom volledig over.

Van zeven naar twaalf meter opslag

Het bestaande Picqer-account werd opgeschoond. Tegelijkertijd bouwde Logystix nieuwe stellingen en werd de opslag uitgebreid van zeven naar twaalf meter.

De voorraad werd opnieuw gecontroleerd en logisch heringedeeld. Daarmee werden drie problemen tegelijkertijd aangepakt:

• digitale productinformatie betrouwbaarder maken
• fysieke voorraad opnieuw vaststellen
• voldoende ruimte creëren voor vindbaarheid en nieuwe collecties

Een scanbare barcode kan nog steeds verkeerd zijn

Tijdens de controle kwamen dertig tot veertig artikelen boven water die door de fabrikant verkeerd waren gelabeld. Daardoor waren ze ook verkeerd in de database terechtgekomen.

Dat soort fouten is verraderlijk. Een barcode kan technisch prima scanbaar zijn en door het systeem worden geaccepteerd. Toch kan het kledingstuk dat voor je ligt een andere maat, kleur of uitvoering zijn dan het label aangeeft.

“Als je tijdens een verhuizing alleen scant en blind op de bestaande data vertrouwt, neem je zo’n fout probleemloos mee naar het nieuwe magazijn.”

Het systeem lijkt te kloppen, totdat een klant het verkeerde product ontvangt of een artikel digitaal beschikbaar is maar fysiek niet kan worden gevonden.

Door de digitale informatie met de daadwerkelijke kledingstukken te vergelijken, konden deze fouten alsnog worden opgespoord en gecorrigeerd.

Na de opschoning verbeterde de operatie op alle fronten. De voorraad werd betrouwbaarder, artikelen waren makkelijker vindbaar, bestellingen konden efficiënter worden verzameld en nieuwe voorraad kon beter worden verwerkt.

Ook afspraken moeten kunnen meegroeien

De eerste maand liet niet alleen zien wat er technisch en operationeel moest veranderen. Ook de oorspronkelijke commerciële afspraken waren gebaseerd op aannames die niet volledig overeenkwamen met de praktijk.

Het werkelijke volume lag hoger, bestellingen bevatten vaker meerdere artikelen en sale-orders konden soms uit veel kledingstukken bestaan. Tegelijkertijd zijn de marges op kinderkleding niet onbeperkt. Een prijsmodel dat voor Logystix werkbaar is, moet ook voor Levi & Meli commercieel haalbaar blijven.

Daarom werden de uitgangspunten opnieuw besproken. Niet vanuit de gedachte dat een van beide partijen het vooraf verkeerd had gedaan, maar omdat vijf weken werkelijke orderdata een beter beeld geeft dan iedere inschatting vooraf.

Lisanne bewaakte daarbij kritisch haar marges en vroeg om meer inzicht in de maandelijkse kosten. Logystix maakte zichtbaar welke werkzaamheden meer tijd kostten dan verwacht en welke procesverbeteringen nodig waren.

Ook dat is onderdeel van samenwerken. De één bepaalt niet eenzijdig hoe het voortaan gaat. Beide ondernemers leggen hun werkelijkheid op tafel en zoeken naar afspraken die op langere termijn standhouden. Zie ook hoe we tarieven opbouwen.

Voor het eerst in vijf jaar echt op vakantie

De waarde van de overstap zit uiteindelijk niet alleen in Picqer, nieuwe stellingen of een betere voorraadindeling.

Voorheen bleven Lisanne en Matthias zelf de laatste schakel. Ook wanneer ze vrij waren, moesten de bestellingen worden ingepakt en weggebracht. Op vakantie gaan betekende rekening houden met de pakketten — of tussendoor terugkomen om ze te verwerken.

“Nu zijn ze voor het eerst in vijf jaar op vakantie zonder tussendoor terug te hoeven voor de bestellingen.”

De webshop blijft open. De voorraad ligt op een vaste plek. Orders worden verwerkt en klanten krijgen hun pakket, terwijl het gezin daadwerkelijk weg kan zijn.

Dat is wat fulfilment voor een groeiparel moet opleveren. Niet alleen meer capaciteit in het magazijn, maar ruimte voor de ondernemers erachter.

Lees ook het artikel over de eerste maand of bekijk de Groeiparel-aanpak.