Een rode beha was voor ons gewoon een rode beha

“Een rode beha was voor mij gewoon een rode beha.”

Toen CurveCatch bij Logystix aanklopte, wisten we weinig van lingerie. Push-up, voorgevormd, niet-voorgevormd, met of zonder beugel, drie of vier haakjes, bralette, sportbeha of voedingsbeha: voor ons was het één grote onbekende wereld.

Daar kwamen cupmaten van A tot en met O, verschillende omvangsmaten, kleuren, merken en pasvormen nog bij.

We hadden geen idee waar we aan begonnen.

En CurveCatch eigenlijk ook nog niet helemaal.

De case in het kort

CurveCatch groeide van enkele boxen naar ruim duizend per week. Niet door een kant-en-klaar proces, maar door samen te leren: techniek, magazijnlogica, retourkwaliteit en capaciteit die meegroeit.

Lingeriekennis gecombineerd met techniek

CurveCatch is opgericht door Kimia en Nils, een stel uit Vlaanderen met een technische achtergrond. De ouders van Kimia hebben een lingeriewinkel. Zo kwamen praktijkkennis over lingerie en de ambitie om het traditionele aankoopproces te verbeteren bij elkaar.

Het idee achter CurveCatch is dat vrouwen thuis verschillende beha’s kunnen passen. Zonder een ongemakkelijk pashokje, zonder de druk om toch maar iets te kopen en zonder meerdere winkels af te hoeven gaan om een goed passende beha te vinden.

Op basis van de beschikbare informatie wordt een box samengesteld met verschillende modellen en maten. De klant past die thuis, houdt wat goed zit en stuurt de rest terug.

Toen Kimia en Nils voor het eerst bij Logystix kwamen, ging het nog om enkele boxen per week. Ze dachten dat het concept kon groeien en zochten iemand die bereid was met hen mee te groeien en in de operatie te investeren.

Wij zeiden ja.

“Niet omdat we precies wisten hoe het moest. Wel omdat we bereid waren het samen uit te zoeken.”

Soms een uur zoeken naar één box

De eerste maanden waren verschrikkelijk.

CurveCatch bepaalde welke artikelen in een box moesten komen. Logystix moest die vervolgens in het magazijn bij elkaar zoeken. Dat bleek veel ingewikkelder dan een normale bestelling verzamelen.

CurveCatch had een breed assortiment nodig om vrouwen een goede selectie te kunnen bieden. Verschillende merken, modellen, pasvormen, kleuren en vrijwel iedere denkbare maat moesten vertegenwoordigd zijn.

Tegelijkertijd lag van veel afzonderlijke varianten maar weinig voorraad. De omloopsnelheid per SKU was laag en het assortiment veranderde voortdurend, omdat ook CurveCatch nog aan het ontdekken was welke producten het beste werkten.

“Soms waren we bijna een uur bezig om de acht of negen artikelen voor één box te vinden.”

We hadden in die beginperiode één vaste prijs afgesproken. Niet omdat we precies wisten hoeveel werk een box zou kosten, maar omdat de operatie eerst moest uitkristalliseren. CurveCatch moest leren welke selectie klanten nodig hadden. Logystix moest leren hoe we die selectie efficiënt konden verwerken.

We probeerden het iedere dag iets beter te doen.

Techniek lost geen magazijnprobleem op

CurveCatch ontwikkelde een technisch systeem dat op maat was gemaakt om met Picqer samen te werken. De intelligentie voor het samenstellen van de box lag bij CurveCatch. Logystix ontving vervolgens de opdracht om de geselecteerde artikelen fysiek te verzamelen.

De technische kant was vernuftig. Maar daarmee lag de juiste beha nog niet automatisch op de juiste plek in het magazijn.

Vaste voorraadlocaties per SKU bleken voor deze operatie niet praktisch. Het assortiment veranderde te snel. Er kwamen voortdurend producten bij, terwijl andere modellen weer verdwenen. Iedere variant afzonderlijk aan een nieuwe digitale locatie koppelen, zou bijna net zoveel beheer opleveren als het bespaarde.

Daarom kozen we voor een fysieke magazijnstructuur waarin medewerkers op basis van producteigenschappen konden zoeken.

De voorraad stond logisch, maar niet voor de order

Het probleem zat niet in de hoeveelheid stellingen. Het zat in de logica erachter.

Een box bevat artikelen van verschillende merken. Als de voorraad per merk staat, moet een medewerker voor één klant het hele magazijn door.

Maar alle artikelen in een box zijn wel voor dezelfde vrouw bedoeld. De maten liggen daarom meestal bij elkaar in de buurt. Soms wordt een aangrenzende maat of zustermaat geselecteerd: een andere combinatie van omvang en cup met een vergelijkbaar cupvolume.

De bestaande magazijnstructuur volgde het assortiment. De pickroute volgde de klant.

Dat waren twee verschillende richtingen.

Daarom besloten we het volledige magazijn opnieuw in te delen. Niet meer primair op merk en kleur, maar vanuit maatvoering, zustermaten, benodigde ruimte en omloopsnelheid.

Hardlopers kregen goed bereikbare grijplocaties. Minder gangbare varianten konden op een minder prominente plek liggen. Grote maten kregen meer fysieke ruimte dan kleinere maten. Artikelen die waarschijnlijk voor dezelfde vrouw in aanmerking kwamen, werden dicht bij elkaar geplaatst.

“Een magazijn moet niet worden ingericht op basis van hoe de voorraad binnenkomt, maar op basis van hoe bestellingen naar buiten gaan.”

Een monsterklus van 480 manuur

De herindeling was geen kleine optimalisatie die we op een rustige middag konden uitvoeren.

Tien mensen werkten vier dagen achter elkaar ongeveer twaalf uur per dag. In totaal ging het om circa 480 manuur.

Duizenden artikelen moesten uit de bestaande stellingen worden gehaald, gecontroleerd en volgens de nieuwe logica worden teruggezet. Tegelijkertijd moest de lopende operatie doorgaan.

Het was een monsterklus.

Maar de verbetering was enorm.

Retouren zijn beschikbare voorraad

Bij een traditionele webshop is een retour vaak het sluitstuk van de bestelling. Bij CurveCatch is een retour onderdeel van het bedrijfsmodel.

Een klant ontvangt meerdere artikelen, past ze thuis en stuurt terug wat niet goed zit of niet wordt gekozen. Die producten moeten zo snel mogelijk weer beschikbaar zijn voor een volgende box.

Dat is noodzakelijk omdat CurveCatch een enorme hoeveelheid varianten aanbiedt, maar niet van iedere SKU grote aantallen op voorraad kan houden. Als één weinig voorkomende maat onnodig lang in een retourbak blijft liggen, kan dat artikel direct ontbreken bij de selectie voor een volgende klant.

Daarom verwerkt Logystix ontvangen retouren binnen 24 uur.

Maar snelheid alleen is niet voldoende. De artikelen zijn thuis gepast en moeten eerst zorgvuldig worden gecontroleerd voordat ze opnieuw beschikbaar komen. Meer over retourverwerking.

Kwaliteitscontrole als zelfstandig proces

Bij ieder geretourneerd artikel kijken we onder andere naar:

• hygiëne
• geur
• kleur en eventuele verkleuring
• beschadigingen
• labels en prijskaartjes
• de algemene conditie

Een losgeraakt kaartje kan opnieuw worden bevestigd. Kleine beschadigingen worden waar mogelijk hersteld. Alleen artikelen die aan de kwaliteitsvoorwaarden voldoen, worden teruggeplaatst in de beschikbare voorraad.

Retourverwerking is daardoor geen administratieve handeling, maar een tweede productieproces. Het artikel moet worden ontvangen, geïdentificeerd, gecontroleerd, eventueel hersteld en vervolgens snel weer op de juiste plek terechtkomen.

Daarbij moeten snelheid en zorgvuldigheid naast elkaar bestaan. Te langzaam verwerken blokkeert de voorraad. Te snel en oppervlakkig controleren schaadt de ervaring van de volgende klant.

Van enkele boxen naar honderden per week

CurveCatch bleef ondertussen verder groeien.

Kimia en Nils professionaliseerden hun organisatie en investeerden fors in automatisering. Hun systemen werden slimmer en het samenstellen van boxen werd steeds verder verbeterd.

Logystix groeide aan de operationele kant mee. Processen werden aangepast, medewerkers bouwden productkennis op en de inrichting werd afgestemd op steeds grotere volumes.

Inmiddels verwerken we honderden CurveCatch-boxen per week. Tijdens pieken produceren we er zoveel dat het busje van DPD of PostNL volledig gevuld vertrekt.

Dat is nauwelijks nog te vergelijken met de eerste periode, toen enkele boxen per week tussen het werk voor andere klanten door werden verwerkt.

Geen rem op de groei

Om voldoende ruimte voor verdere groei te creëren, verhuisde Logystix naar een ander pand. Bij de blauwdruk van het nieuwe magazijn hielden we al rekening met ongeveer vier jaar verdere groei van CurveCatch.

We wilden niet wachten totdat alle stellingen opnieuw vol stonden. In de indeling, capaciteit en beschikbare ruimte moest al plaats zitten voor volumes die op dat moment nog niet bestonden.

De belofte aan Kimia en Nils was steeds dezelfde:

“Wij gaan geen rem op jullie groei zijn. Bedenk wat jullie nodig hebben, dan zoeken wij uit hoe we het kunnen realiseren.”

Dat betekent niet dat iedere verandering onmiddellijk probleemloos verloopt. Het betekent dat groei niet wordt beantwoord met “dat past niet binnen ons standaardproces”, maar met de vraag wat er nodig is om het wel mogelijk te maken.

Samen volwassen geworden

Achteraf is het gemakkelijk om naar de huidige operatie te kijken en te denken dat deze zorgvuldig is ontworpen.

Zo is het niet gegaan.

CurveCatch begon met een idee, technische kennis en ervaring vanuit de lingeriewinkel van de familie. Logystix had ruimte, logistieke ervaring en de bereidheid om mee te investeren.

Aan beide kanten ontbrak nog veel kennis.

CurveCatch moest ontdekken welke producten, selecties en automatiseringen nodig waren om vrouwen beter te helpen. Logystix moest leren hoe je duizenden lingerievarianten efficiënt opslaat, boxen verzamelt en retouren snel én zorgvuldig opnieuw beschikbaar maakt.

Sommige oplossingen werkten. Andere moesten volledig opnieuw. Een magazijnindeling waaraan we veel tijd hadden besteed, hebben we later met 480 manuur weer omgebouwd.

Toch zijn we doorgegaan.

Niet omdat het vanaf het begin goed ging, maar omdat we allebei probeerden iedere dag een beetje beter te worden. Zij aan hun kant en wij aan die van ons.

Dat is hoe CurveCatch groeide van enkele boxen per week naar ruim duizend. En hoe Logystix van “een rode beha is een rode beha” naar een fulfilmentproces groeide dat deze complexiteit aankan.